Tradycyjnie końcówka roku to czas na dokonywania różnych podsumowań i czynienia nowych postanowień na przyszłość. Zdecydowałem się podzielić z Wami strategiami działania, które pozwoliły mi w kończącym się roku osiągnąć więcej. To więcej dotyczy klasycznej produktywności (zajmowałem się częściej tym, czym powinienem), ale też poczucia balansu (miałem większą uważność na inne istotne dla mnie kwestie, takie jak rozwój duchowy, zdrowie, czy relacje z ważnymi dla mnie osobami).

Flickr.com - Cyril Rana - Travelling throught Time

Flickr.com – Cyril Rana – Travelling throught Time

Osobista efektywność i równowaga to tematy, które są dla mnie niezwykle ważne. Od kilku lat staram się w tym zakresie wykształcić wspierające mnie nawyki. Z natury jest to dla mnie duże wyzwanie. Działania na tym polu to permanentna walką z moimi słabościami i poszukiwanie protez pozwalających na w miarę efektywne funkcjonowanie w życiu biznesowym jak i osobistym. Może to być trudne do zrozumienia dla tych, którzy nie widzą trudności w planowaniu zadań i ich konsekwentnym realizowaniu. Nieodkładanie na później, skupienie, wytrwałość to abolutnie nie moja domena. Świetnie się sprawdzam w kreowaniu wizji, wymyślaniu nowych idei, inspirowaniu innych, ale systematyczna praca…, uff…, to dla mnie piekielny wysiłek. Dałem radę jednak wdrożyć kilka użytecznych strategii, które pomagają mi nieco lepiej z tym wszystkim sobie radzić. Może dla kogoś z Was będzie to choć trochę pomocne.

1. Diagnoza indywidualnego profilu osobowości

Systematyczność jest w pewnym stopniu determinowana przez osobowość. A osobowość to w miarę stały zestaw naszych cech, niezmienny w toku życia. Oczywiście w pewnym zakresie modyfikowalny, na przykład pod wpływem psychoterapii. Niemniej faktem jest, że część z nas jest z natury bardziej konsekwentna i zorganizowana, a cześć z nas mniej. Uświadomienie sobie tego, że znajduję się w tej części populacji, która charakteryzuje się niską sumiennością, było dla mnie uwalniające. Pozwoliło mi to skoncentrować się, nie na zmianie siebie, tylko na szukaniu skutecznych rozwiązań, które pomogłyby mi i innym funkcjonować z tą moją cechą charakteru.

iP121 - konsekwencja

Na rynku jest wiele różnych dostępnych testów pozwalających zbadać poziom sumienności, np. NEO-FFI czy iP121.

2. Monitorowanie własnych aktywności

Niektórzy specjaliści w zakresie zarządzania twierdzą, że jeśli czegoś nie można zmierzyć, nie można tym zarządzać. Możliwość systematycznego monitorowania własnej produktywności pozwala odnosić się do faktów, a nie do przeczyć i intuicji. Jaki jest aktualny poziom mojej produktywności? Jaki ma być? Skąd będę wiedział, że już jest lepiej? Obserwowanie pozytywnej zmiany działa motywująco. Z osobistą efektywnością jest podobnie. Dla mnie bardzo pomocne było zdefiniowanie wskaźników efektywności. Zdefiniowałem swoje cele długofalowe (na rok) i krótkoterminowe (przyjąłem sobie 3-miesięczny horyzont czasowy) i sprawdzam, które z nich zrealizowałem, a które nie. Mam w swoim elektronicznym kalendarzu ustawione cykliczne spotkanie z samym sobą na temat oceny poziomu zrealizowania celów. W odpowiednim czasie mój telefon przypomni mi, że nadszedł czas na podsumowanie kwartału i określenie nowych wyzwań.

Ważniejsze jednak okazało się dla mnie analizowanie, w jaki sposób wykorzystuje swój codzienny czas. W tym celu zarejestrowałem się na platformie RescueTime.com i zainstalowałem na swoim laptopie program monitorujący moją aktywność na komputerze – używane programy i odwiedzane strony WWW. To pozwoliło mi odkryć, gdzie najbardziej marnuję swój czas.

Raport RescuTime

3. Coaching w zakresie osobistej efektywności i równowagi  

Bardzo dużo mi daje możliwość przyglądania się mojej osobistej efektywności w ramach sesji coachingowych. Jako mentor coach i trener coachingu mam dużo sposobności, aby być klientem w sesjach coachingowych. Temat zarządzania sobą w czasie oraz kwestie osiągania równowagi między różnymi aspektami mojego życia jest stale obecny w moim coachingu. Praca z coachem daje mi możliwość zrozumienia tego, w jaki sposób funkcjonuję w relacji z samym sobą i otoczeniem. Pozwala mi odkrywać efektywne dla mnie strategie działania. Wymusza podejmowanie wyzwań. Absolutnie nie byłby tutaj gdzie jestem, gdyby nie mój własny coaching.

4. Ochrona pierwszych dwóch godzin dnia

Przeczytałem wiele książek na temat zarządzania czasem. Szukam prostych technik i narzędzi, które w tej mojej walce z efektywnością mogłyby okazać się pomocne. Testuje je. Niektóre mi pasują, a inne nie. Jedną z rzeczy, która w moim przypadku okazała się dość prosta do zastosowania i bardzo skuteczna, była zasada ZŁOTEJ GODZINY (albo dwóch ;-)). Generalnie mówi ona o tym, aby w najbardziej produktywnej dla siebie części dnia (zwykle rano), rezerwować sobie czas na nieprzerywaną przez nic i nikogo pracę. W moim przypadku jest to czas miedzy godziną 8:30 a 10:30, zaraz po tym, jak odwiozę dzieci do szkoły i przedszkola. Wtedy mi się najlepiej pisze. Nauczyłem się, aby w tym czasie nie umawiać żadnych spotkań, nie prowadzić żadnych rozmów telefonicznych, a już na pewno nie zajmować się  odpisywaniem na e-maile. W tym czasie wyciszam telefon, wyłączam wszystkie powiadomienia i pracuję lub czytam. Jeśli w tym czasie próbujesz się ze mną skontaktować, to najprawdopodobniej będziesz miał z tym trudności.

5. Wykorzystywanie technik poprawiających motywację i koncentrację

Dużym dla mnie odkryciem była technika Pomodoro. Polega ona na tym, że nieprzerwanie przez określony czas (np. 25 minut) pracujesz nad aktualnie interesującym Cię zadaniem. Nie możesz pozwolić, aby cokolwiek przerwało Twoją pracę. Motywujące w tej technice jest to, że Ty nie masz wykonać do końca zadania, tylko masz przez określony czas nad nim pracować. Łatwiej jest się zdecydować na wysiłek, gdy wiesz, że ma to być tylko 25 minut. Potem krótka przerwa i albo wracasz na kolejne 25 minut do zadania, albo zabierasz się za kolejne. Bardzo pomocne jest dla mnie łączenie techniki Pomodoro z muzyką sprzyjającą koncentracji, najcześciej jest to albo muzyka klasyczna, albo instrumentalna. Do łączenia obu technik wykorzystuję program Focus@will.

Focus-at-will

6. Archiwizowanie dokumentów w wersji cyfrowej w chmurze

Ważnym elementem mojego systemu osobistej efektywności jest program Evernote, w którym przechowuje wszystkie ważne dokumenty referencyjne – notatki, wizytówki, tytuły książek, czy linki do stron WWW. Zanim zdecydowałem się na używanie Evernote papierowe wersje dokumentów, faktury kosztowe, zapisane notatkami karteczki można było znaleźć w różnych miejscach. Niejednokrotnie marnowałem mnóstwo czasu na szukanie potrzebnych mi w danym momencie dokumentów. Teraz to wszystko trzymam w wersji elektronicznej, w jednym miejscu. Każdy dokument papierowy – wizytówka, post-it, umowa, faktura, ulotka reklamowa – jest fotografowany i zamieniany w wersję cyfrową. Jeśli będę czegoś potrzebował, to wiem, że za pomocą wyszukiwarki programu Evernote znajdę to w kilka sekund. Notatki są przechowywane w chmurze, to oznacza, że mam do nich dostęp z każdego rodzaju urządzenia podłączonego do sieci – smartfona, tabletu, czy komputera.

evernote

7. Zarządzanie zadaniami i projektami w oparciu o program Nozbe

Zarządzając trzema firmami i swoim życiem osobistym nie był bym w stanie pamiętać o wszystkim. Centralnym elementem mojego systemu jest oprogramowanie do zarządzania zadaniami i projektami. Chodzi o to, aby nie musieć o wszystkim pamiętać. W odpowiednim momencie, gdy będzie właściwy czas i miejsce, mój telefon, tablet, czy komputer przypomną mi o ważnym dla mnie zadaniu lub aktywności. Tak jak wszystkie moje terminy trafiają do wirtualnego kalendarza, tak wszystkie rzeczy do zrobienia trafiają do programu Nozbe. Oczywiście jest wiele dostępnych na rynku programów do zarządzania zadaniami. Jakoś tak najbardziej mi przypadł do gustu Nozbe.

nozbe

8. Koncentracja na innych niż praca aspektach mojego życia

Poszukiwanie sposobów na większą efektywność osobistą często jest związane z potrzebą bycia lepiej zorganizowanym w kwestiach zawodowych. Ale to nie jest całe nasze życie. Jeśli chcemy być naprawdę szczęśliwi potrzebujemy zadbać o inne aspekty naszego życia, takie jak: zdrowie, relacje, duchowość, rozwój, czy miłość. Łatwo o tym zapomnieć, kiedy praca zajmuje więcej niż 8 godzin każdego dnia. Z jakichś powodów łatwiej efektywnie zarządzać naszym zawodowym życiem, niż osobistym. To, co mi pomaga dbać o równowagę, to wspomniany wcześniej coaching, bo powoduje, że w polu mojej uwagi wciąż są obecne najwartościowsze dla mnie rzeczy. Pomagają mi w tym również różne aplikacje zainstalowane na telefonie, które w ciągu dnia przypominają mi o tym, abym się na moment zatrzymał i skoncentrował na tym, co istotne – na oddechu, doświadczanej właśnie emocji, czy potrzebie dbania o bliskie relacje. Ulubioną w tym zakresie aplikacją jest Balanced.

9. Uczenie innych, jak mają ze mną postępować

Kiedy zaakceptowałem fakt, że niska sumienność jest cechą mojego charaktery, tak jak duża potrzeba zmiany czy ugodowość, zamiast dostosowywać się do wygórowanych niejednokrotnie oczekiwań innych, zacząłem uczyć moje otoczenie, jak mogą zarządzać relacjami ze mną, aby nie były one dla nich, ani dla mnie, zbyt frustrujące. Wielu osobom, na przykład, trudno jest przypominać mi o jakimś obiecanym, niezrealizowanym przeze mnie zobowiązaniu, bo myślą „nie wypada”, „co sobie o mnie pomyśli”. A mnie to pomaga. Uprzedzam więc innych o tym, czego się mogą spodziewać po mojej niskiej sumienności i podpowiadam im, jak mają działać, aby osiągać to, co chcą bez zbędnych i nieprzyjemnych emocji.

Nie są to wszystkie użyteczne strategie, które wykorzystuję, ale te które mają lub miały największy wpływ na moją osobistą efektywność. Jeśli masz ochotę podzielić się jakąś swoją strategią, metodą, czy narzędziem, będę wdzięczny. W tym zakresie nigdy zbyt wiele inspiracji.

Inne podobne wpisy:
Zarządzanie codziennością – Wywiad z Magdą Kozioł o poczuciu sensu, poprawie wydajności i o tym, jak coaching może być pomocny we wdrożeniu pożądanych zmian.

A jeśli temat osobistej efektywności Cię interesuje jakoś bardziej, zapoznaj się z programem e-kursu autorstwa Magdy – ZARZĄDZANIE CODZIENNOŚCIĄ.


2 Comments

Andrzej · 2 stycznia 2016 at 12:39

Jak zawsze mogę u Ciebie (Was) znaleźć dużo wartościowych materiałów

    Rafał Szewczak · 3 stycznia 2016 at 06:22

    Dzięki Andrzeju,
    staram się być pomocnym jak tylko mogę.
    W końcu to część mojej misji trenera i coacha 🙂

Dodaj komentarz

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

%d bloggers like this: