Ważnym momentem w budowaniu własnej firmy jest jej formalna rejestracja. Po pierwsze dlatego, że jest ona warunkiem koniecznym do rozpoczęcia profesjonalnego świadczenia usług w świetle prawa. Po drugie, jest ważnym rytuałem, który zmienia coś w myśleniu. Nawet jeśli nie wiąże się to z jakimiś dużymi zmianami – w organizacji dotychczasowej pracy, czy finansach, to i tak ma to znaczenie. Wielu początkujących przedsiębiorców, z którymi miałem okazję rozmawiać, wspominało, że moment formalnej rejestracji firmy był dla nich ważny. Jeśli firmę współtworzą dwie osoby lub więcej, podpisanie umowy spółki ma jeszcze dodatkowy, symboliczny wymiar, wspólnego związania się. Od tego momentu rozpoczyna się współodpowiedzialność.
Dzisiaj chcę podzielić się doświadczeniami związanymi z rejestracją mojej kolejnej spółki. Tym bardziej, że tym razem nasze Państwo mnie pozytywnie zaskoczyło…
Wybieramy formę prawną dla naszego przedsiębiorstwa
Pierwszym wyzwaniem było dla mnie i mojej wspólniczki zadecydowanie o formie prawnej naszej działalności. Mieliśmy do wyboru: 1) spółkę cywilną, 2) spółkę jawną, 3) spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. Są jeszcze formy bardziej skomplikowane, łączące spółki komandytowe ze spółkami z ograniczoną odpowiedzialnością. Zależało mi jednak na tym, aby wszystko maksymalnie upraszczać. Zależało mi na tym, aby się skupić na działaniach, które będą przynosiły efekty finansowe. Jeśli w przyszłości okaże się, że zmiana formy prawnej będzie korzystna, wrócimy do tego tematu.
W związku z tym, że miałem najlepsze doświadczenia ze spółkami z ograniczoną odpowiedzialnością, zdecydowaliśmy się właśnie na tę formę. Mimo, że to jest moja trzecia spółka, nie miałem wcześniej doświadczeń z rejestracją spółki z o.o. W przypadku Grupy SET rozpoczynaliśmy jako spółka cywilna, a następnie przekształcaliśmy ją w jawną, a w końcu w spółkę z o.o. Tym jednak zajmowała się wynajęta kancelaria prawna. Raczej wspominam to jako dość skomplikowany proces. W przypadku NOVO udziały odkupiłem od jednego ze wspólników, więc tutaj nie było tematu rejestracji w ogóle. Do trzech razy sztuka 🙂 Tym razem miałem proces rejestracji spółki z ograniczona odpowiedzialnością przetestować na sobie.
Co zdecydowało o tym, że wybraliśmy spółkę z o.o.?
- Oddzielenie majątku firmowego od majątku osobistego – Jako wspólnik spółki z o.o. odpowiadam finansowo do wysokości mojego wkładu. Zabezpiecza mnie to przed sytuacją, że kiedyś w przyszłości przyjdzie do mnie ktoś i zażąda sprzedaży prywatnego domu z powodu bankructwa firmy.
- Udziały w spółce z o.o. mogę przekazać w przyszłości żonie, dzieciom– Mam takie poczucie, że buduje coś trwalszego. Gdyby coś mi się stało, udziały są dziedziczone. W przypadku spółki cywilnej w chwili śmierci wspólnika, spółka przestaje istnieć.
- Spółka z o.o. ma osobowość prawną – Oznacza to, że może nabywać nieruchomości oraz sprzęty i urządzenia. Może być stroną w sporach prawnych.
- Mogę oddzielić kwestię zarządzania spółką od bycia jej właścicielem – Może w przyszłości, gdy spółka będzie już stabilna i efektywna biznesowo, podejmę decyzję o czerpaniu z niej korzyści wyłącznie jako właściciel, bez konieczności pracy na jej rzecz.
Zatem podjęliśmy decyzję, że będzie to spółka z ograniczoną odpowiedzialnością i skorzystamy z nazwy, która już funkcjonowała – Centrum Zmiany NOWE. Mieliśmy już wcześniej wykupioną domenę (www.centrumnowe.pl), prostą stronę WWW i fanpage (www.facebook.com/centrumnowe).
Rejestracja spółki
O rejestrowaniu spółki z o.o. miałem mgliste wyobrażenie. Proces ten kojarzył mi się z notariuszem, koniecznością składania dokumentów w sądzie i długim oczekiwaniem na wpis do Krajowego Rejestru Sądowego. Plus, oczywiście, opłaty – sąd, notariusz, wkłady.
Mamy na szczęście Google, który zawsze jest gotowy podpowiedzieć nam, co należy zrobić. No i cóż…, okazało się, że Przepisy Kodeksu spółek handlowych przewidują możliwość zarejestrowania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w sposób uproszczony (tzw. S24), czyli zawarcie umowy spółki bez formy aktu notarialnego.
Procedurę rejestracji spółki z o.o. z wykorzystaniem wzorca umowy (tzw. S24) umożliwia portal dostępny na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości (http://ems.ms.gov.pl).
Procedura wyglądała w sposób następujący:
- We wtorek, ja i moja wspólniczka, niezależnie założyliśmy sobie konto na portalu Ministerstwa Sprawiedliwości (http://eme.ms.gov.pl). Potrzebny był do tego dowód osobisty.
- W środę spotkaliśmy się, by formalności zadość uczynić. Podczas podpisywania należy korzystać z jednego komputera, więc wspólnicy spotkać się muszą :-). System ładnie prowadzi przez cały proces. Wybiera się PKD do umowy spółki, decyduje się, które zapisy mają się w niej znaleźć. Na końcu następuje elektroniczne podpisanie umowy przez wspólników z wykorzystaniem haseł do indywidualnych kont w portalu Ministerstwa. Warto tutaj dodać, że opłata za rejestrację spółki w formie uproszczonej jest mniejsza, niż w tradycyjnym trybie (250 zł opłaty sądowej za wpis do Krajowego Rejestru Sądowego, 100 zł za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym oraz niewielka prowizja dla eCard – nie mam pewności jaka, bo na stronach internetowych znalazłem kwotę 14,40 zł, ale mnie z konta ogółem pobrano 353,50 zł). Opłatę wnosi się przy podpisywaniu umowy w formie płatności elektronicznej za pośrednictwem eCard. Ogółem ten proces nam zajął około godziny – trochę czasu poświęciliśmy na wybór właściwych PKD (kody określające czym spółka będzie się zajmowała).
- W piątek sprawdzałem na stronach Ministerstwa Sprawiedliwości (w wyszukiwarce http://eme.ms.gov.pl) i spółka już była w Rejestrze. Pierwszy szok! Szybko.
- Moja wspólniczka w piątek wybrała się do Urzędu Statystycznego, aby uzyskać REGON. Na stronach Ministerstwa była informacja, że trzeba się tam udać. Na miejscu okazało się, że już nie jest to konieczne. Sąd sam przesyła dokumenty do Urzędu Skarbowego i Urzędu Statystycznego. W sumie ułatwienie. Szkoda tylko, że na stronach rządowych informacje nie są aktualne.
- W poniedziałek dostałem polecony z Sądu z decyzją o numerze NIP i REGON. Kolejny szok! Szybko 🙂
- We wtorek postanowiliśmy się udać do Sądu, ponieważ zgodnie z zapisami na portalu Ministerstwa Sprawiedliwości, wspólnicy w ciągu 7 dni muszą złożyć w Krajowym Rejestrze Sądowym wzory podpisów. Hmm, okazało się na miejscu, że już nie jest to konieczne.
- Skoro się spotkaliśmy, udaliśmy się do banku, aby założyć konto firmowe i zamówić pieczątki.
W sumie jestem bardzo pozytywnie zaskoczony łatwością i szybkością procedury rejestracyjnej: 1) założenie konta na portalu Ministerstwa, 2) wspólne elektroniczne podpisanie umowy i złożenie wniosku w Krajowym Rejestrze Sądowym (z opłatą przez Internet) – i to tyle z formalności, 3) potem konto i pieczątki. Efekt: Centrum Zmiany NOWE spółka z ograniczoną odpowiedzialnością.
Szkoda tylko, że informacje na stronach internetowych były nieaktualne i musieliśmy się pofatygować niepotrzebnie do Urzędu Statystycznego i do sądu. Ale też widzę z tego korzyści – spacer jest dobry dla zdrowia, a w trakcie spaceru mogliśmy porozmawiać o modelu biznesowym spółki, ale o tym w kolejnym odcinku…
Zobacz inne wpisy:
A jeśli chciałbyś/chciałabyś zacząć już budowanie własnego biznesu, sprawdź e-kurs JAK ZBUDOWAĆ WŁASNĄ FIRMĘ…, albo umów się ze mną na telefoniczną sesję mentoringową.