Jak przeprowadzić sesję z zespołem?
Warsztaty wartości, to struktura, która pomaga w bezpieczny sposób dotknąć trudnych tematów, o których otwarcie się nie rozmawia, a które negatywnie wpływają na relacje członków zespołu i ostatecznie jego efektywność zadaniową.
Kiedy warsztaty wartości mogą być użyteczne?
Warsztaty wartości, to struktura, która pomaga w bezpieczny sposób dotknąć trudnych tematów, o których otwarcie się nie rozmawia, a które negatywnie wpływają na relacje członków zespołu i ostatecznie jego efektywność zadaniową.
Mamy przynajmniej kilka sytuacji, w których technika może być pomocna:
- zespół nie ma zdefiniowanych zasad współpracy, a zależy nam na tym, aby były one uzgodnione w oparciu o wartości, które dla członków zespołu są ważne,
- w zespole jest konflikt, który negatywnie wpływa na atmosferę i efektywność zespołu,
- mamy do czynienia z młodym zespołem, który ma już za sobą pewne wspólne doświadczenia i chcemy, aby wzmocnić współpracę i zaangażowanie w zespole,
- wdrażamy w organizacji nowe wartości i zależy nam na tym, aby członkowie zespołu się z nimi utożsamiali.
Warsztaty wartości są zarówno:
- techniką diagnostyczną – pomagają zobaczyć, jak sytuację w zespole postrzegają jego członkowie
- techniką interwencyjną – pomagają poprawić sytuację w zespole.
Warsztaty wartości może przeprowadzić lider zespołu albo coach / trener wewnętrzny wspierający na zespół. W sytuacji większego konfliktu w zespole, lepiej, gdy sesję przeprowadza zewnętrzny coach zespołowy. To jest ważne ze względu na to, że lider lub trener / coach wewnętrzny może być w konflikt uwikłany. Perspektywa niezależnej, niezaangażowanej osoby jest tutaj kluczową.
Przebieg warsztatów
Etap 1. Wybór wartości zespołu
Pierwszym krokiem jest wybranie wartości, które wykorzystamy do diagnozy sytuacji w zespole. Najpierw zapraszamy wszystkich członków zespołu, aby wypisali na kartce ważne dla siebie wartości związane z pracą w zespole, np. zaufanie, lojalność, współpraca, itp. Każdy robi to indywidualnie i może wypisać tyle wartości, ile chce.
Następnie wszystkie te wartości są zbierane na flipcharcie i następuje pierwsze wstępne głosowanie. Wykorzystujemy do tego metodę punktową. Każdy z członków zespołu ma do dyspozycji 5 kropek i może je postawić przy dowolnej wartości, przy czym jak je postawi, to jego indywidualny wybór. Może postawić po jednej kropce przy 5 różnych wartościach. Może postawić 5 kropek na jedną wartość lub dowolnie te kropki rozdzielić pomiędzy 2, 3, czy 4 wartości. Każdy po kolei podchodzi do flipchartu, aby pozostali członkowie zespołu widzieli, jakie wartości są wybierane. Kiedy wszyscy członkowie zespołu postawią swoje kropki i widzimy wartości, które uzyskały kropek najwięcej i takie które nie zostały w ogóle wybrane, przechodzimy do kolejnego etapu wyboru wartości.
W kolejnym kroku, korzystając z wyników głosowania, członkowie zespołu wspólnie wybierają wartości, które chcieliby, aby były wartościami ich zespołu. Ja zwykle proponuję, aby wybrać 5 takich wartości. Ważne jest to, aby wybierając tę ostateczną listę wartości, członkowie zespołu rozmawiali o tym. Na tym etapie głosowanie jest zabronione. Możliwość porozmawiania o tym, co jest ważne dla poszczególnych członków zespołu pozwala lepiej poznać wzajemne oczekiwania i potrzeby. Już sama dyskusja nad uwspólnianiem rozumienia znaczenia poszczególnych wartości jest użyteczna. Kiedy członkowie zespołu dojdą do porozumienia i zakończą wybór 5 wartości, przechodzimy do skalowania wartości.
Etap 2. Skalowanie wartości
Na tym etapie mamy możliwość przyjrzeć się, jak wygląda sytuacja w zespole.
Każdy z członków zespołu anonimowo na kartce papieru określa na skalach od 1 do 10, na ile dana wartość jest obecnie w zespole realizowana/honorowana (gdzie 1 oznacza w ogóle, a 10 w pełni). Coach następnie przenosi indywidualne oceny na zbiorczą skalę – na flipcharcie, tak aby widoczne były wszystkie oceny. Zespół zapraszany jest do dyskusji o sytuacji w zespole.
Etap 3. Dyskusja nad sytuacją w zespole
W oparciu o dokonaną przez zespół ocenę, lider zespołu, trener wewnętrzny, czy zatrudniony zewnętrzny coach stymuluje dyskusję o tym, co dzieje się w zespole, jakie są potrzeby jego członków i co im nie odpowiada we wzajemnej współpracy.
Rolą prowadzącego warsztaty jest zachęcanie do wypowiedzi, modelowanie otwartej komunikacji i w razie potrzeby moderowanie trudnych, emocjonalnych wymian między członkami zespołu.
Przykładowe pytania, jakie może żądać prowadzący:
- Jakie są Wasze refleksje, gdy patrzycie na skalę?
- Co Was tutaj najbardziej zaskakuje?
- Nad którymi wartościami ten zespół powinien popracować?
- Co powinno się zmienić w zespole, aby dana wartość była na wyższym poziomie?
Zachęcamy zespół, aby rozmawiał o tym, co jest trudne, dając mu wsparcie i dbając, aby ta rozmowa nie była zagrażającą dla żadnego z jego członków.
Etap 4. Kontraktowanie zasad dalszej współpracy
Ważne, aby efektem dyskusji nad aktualną sytuacją w zespole były konkretne zasady, które mogłyby obowiązywać w zespole albo uzgodnienia wspierające jego efektywność. Ważne jest zobowiązanie się wszystkich lub wybranych członków zespołu do podjęcia określonych działań naprawczych. Zespół będzie miał wtedy poczucie, że trudna dyskusja o tym, co nie działa, doprowadziła do konkretnych ustaleń i jest szansa na poprawę sytuacji we wzajemnych relacjach lub w sposobie realizacji zadań.
Sesja warsztatowa trwa zwykle od trzech do sześciu godzin zależnie od wielkości zespołu i specyfiki problemu, z którym mierzy się zespół.
Co dalej?
Ważne jest monitorowanie zakontraktowanych podczas warsztatu działań. Dobrą praktyką jest powtarzanie co jakiś czas warsztatów wartości. Nie wybieramy nowych wartości, ale ponownie skalujemy poziom ich realizacji / honorowania w zespole, a następnie dyskutujemy o tym z zespołem.
Warsztaty wartości są zawsze częścią procesu coachingu zespołowego, ale mogą być realizowane jako pojedyncza, interwencyjna sesja.
Jeśli wykorzystasz proponowaną strukturę w pracy z zespołem, zapraszam Cię do podzielenia się swoimi refleksjami? Jeśli już miałeś / miałaś możliwość pracy w oparciu o warsztaty wartości, koniecznie napisz, jak ta metoda zadziałała? Co było łatwe, co trudne?