Dzisiaj zaprosiłem do rozmowy o zarządzaniu czasem i osobistej efektywności Magdę Kozioł – coacha i trenera, autorkę e-kursu Zarządzanie codziennością.
Rafał: Czym jest zarządzanie codziennością?
Magda: W swojej pracy coachingowej zajmuję się zagadnieniem poczucia sensu w życiu – jak je tworzyć i jak o nie dbać, by nie zagubiło się pod naporem codzienności. Im bardziej się zagłębiałam w temat, tym bardziej stawało się dla mnie jasne, że poczucie sensu w życiu to mniej kwestia dokonania wielkiego zrywu i wprowadzenia daleko idących zmian, a bardziej dbania o to, by każdy dzień był ważny. Zainspirowały mnie słowa Franka Herberta z „Diuny”: “Tajemnica życia nie jest problemem do rozwiązania, lecz rzeczywistością do przeżycia”.
Zarządzanie codziennością jest stylem życia, w którym to, co ważne, zajmuje należne mu miejsce, a my faktycznie przeżywamy każdy dzień z zaangażowaniem i radością.
Rafał: Dlaczego zarządzanie codziennością jest ważne?
Magda: Świat, w którym żyjemy, promuje szybkość – mamy pracować szybko, reagować natychmiast, być zawsze do dyspozycji. Niektórzy tak się do tego przyzwyczaili, że nie potrafią już się zatrzymać i odpocząć. Taki styl życia daje mało okazji do tego, by się nad sobą zastanowić: czego pragniemy, o czym marzymy, co jest dla nas ważne. Często stawiamy sobie cele i wyzwania, które tak naprawdę nie są nasze, a wynikają z presji otoczenia – rodziców, którzy chcą by ich dziecko skończyło studia i znalazło dobra pracę, współmałżonka, który oczekuje określonego standardu życia, bliskich, którzy natrętnie pytają o plany co do dzieci, szefa, który oczekuje, ze podejmiemy się kolejnych wyzwań, itd.
Bierzemy to wszystko na swoje barki i staramy się sprostać: robimy coraz więcej, coraz szybciej, zwykle kosztem siebie. Narasta frustracja, niezadowolenie z własnych wyników i poczucie bezradności, aż w końcu presja staje się nie do zniesienia.
Często w takim momencie ludzie dochodzą do wniosku, że muszą poprawić wydajność. Jeżeli będą pracować efektywniej, to na pewno uda się zrealizować wszystkie cele. Niektórzy nawet wdrażają narzędzia zarządzania czasem, jednak rzadko kiedy skutecznie. Po kilku-kilkunastu dniach zapał mija i wpadają ponownie w stare koleiny zachowań. Motywacja ucieczki od czegoś – w tym przypadku od zabiegania, poczucia braku kontroli, braku satysfakcji – jest za słaba, żeby podtrzymać nowe nawyki.
Zarządzanie codziennością oferuje alternatywę. Zaczyna się od celu – naszych pragnień, marzeń, dążeń. Czegoś, co jest tak zgodne z nami, że warto do tego dążyć. Taki cel da nam motywację “podążania do czegoś”, w opozycji do “ucieczki od czegoś”. Kiedy wiem, czego pragnę, układam sobie plan dnia tak, by zawrzeć w nim działania, które przybliżają mnie do celu. Zamiast robić więcej i szybciej, zarządzam każdym dniem tak, by wieczorem mieć poczucie dobrze spędzonego czasu.
Rafał: Czy tego w ogóle można się nauczyć? Pytam szczególnie w imieniu tych, z natury niezorganizowanych, którzy próbowali już wielu technik, bez większego skutku?
Magda: Oczywiście, że można. Kluczem do sukcesu jest po pierwsze: ustalenie celu, do którego chcę i zamierzam podążać, a po drugie: dokładne poznanie moich obecnych nawyków.
Często wdrażamy niektóre narzędzia osobistej efektywności traktując je instrumentalnie. Myślimy: jeśli zacznę robić listy rzeczy do zrobienia, to łatwiej ogarnę swoje zadania. Jeśli zacznę prowadzić kalendarz, to będę mieć zawsze porządek w życiu.
Tymczasem takie rozwiązania mogą być kompletnie nietrafione, ponieważ dotyczą innych nawyków niż te, które rzeczywiście mamy. Wtedy mają małe szanse się zakorzenić, bo wdrażając je nie widzimy ich sensu ani efektu. Dobry system zarządzania sobą jest odpowiedzią na nasze obecne nawyki antyefektywnościowe. Wspomaga nas tam, gdzie faktycznie działamy na własną niekorzyść.
Domyślam się, że pytając o niezorganizowanie miałeś na myśli cechę osobowości. Zaczęłam jednak od czegoś innego, ponieważ mam poczucie, że często niezorganizowanie jest albo efektem braku motywacji, gdy uciekamy od czegoś, zamiast do czegoś dążyć, albo niedostosowaniem techniki do faktycznych potrzeb.
Oczywiście są wśród nas osoby, które faktycznie są z natury niezorganizowane, mają niski poziom sumienności, systematyczności, dyscypliny. Myślę, że wśród pomysłodawców różnorodnych narzędzi wspomagających wydajność są tacy, którzy sami borykają się z niezorganizowaniem – i stworzyli oni wiele ciekawych rozwiązań. Jest wiele technik, programów i aplikacji, które na różne sposoby wymuszają dyscyplinę i stymulują motywację. Trzeba jednak poświęcić trochę czasu na rozpoznanie, z czego konkretnie wynika nasze niezorganizowanie, po to by dobrać najbardziej odpowiednie narzędzia. I przede wszystkim trzeba wiedzieć, po co to robię, jaka nagroda czeka mnie na końcu tej drogi – czyli znowu wracamy do dobrze postawionego celu.
Rafał: Gdybyś miała podać jakieś 2-3 wskazówki z zakresu zarządzania codziennością, które szybko można wdrożyć i natychmiast odczuć pozytywne efekty?
Magda: Na takim ogólnym poziomie zachęciłabym do wygospodarowania wolnej godziny i przeznaczenie jej na zastanowienie się, jak chcę by moje życie wyglądało np. za rok – co osiągnę, co będę mieć, jaki będę, czego w moim życiu będzie dużo. Na ile ta wizja jest moja, jak bardzo mnie motywuje, czy faktycznie to da mi szczęście? Gdy już to wiem, mogę określić, jakie kroki milowe potrzebuję w tym celu wykonać i co powinienem w związku z tym zrobić jutro.
Na co dzień zachęcam do krytycznego spojrzenia na ważność rzeczy, które robię. Szczególnie przyda się to osobom, które żyją w ciągłym biegu, w ciągłym kryzysie, nic nie mogą zaplanować, bo co rano przychodzi mail, który rozwala wszystkie plany. W takim trybie łatwo wpaść w pułapkę pilności. Nasz mózg nie odróżnia pilnego od ważnego, toteż takim osobom zdaje się, ze wszystko ma najwyższy priorytet. To oczywiście nie jest prawdą, część z tych rzeczy jest może i ważna, ale dla kogoś innego. Jak napisał Lencioni: “Kiedy wszystko jest ważne, nic nie jest ważne”. Zadaj sobie pytanie: co się wydarzy, jeśli tego NIE zrobię? Jaki będzie efekt, oprócz niezadowolenia osoby, która mi to zleca? Jakie będą konsekwencje? Jakie jest prawdopodobieństwo, że te konsekwencje faktycznie wystąpią? Zacznij kwestionować ważność niektórych rzeczy, by móc uwolnić część swojej energii.
Inną wskazówką, która sprawdza się niemal zawsze, jest to, by zacząć dzień od rzeczy najważniejszych. Zrezygnować z porannej prasówki, przeglądania maili, biurowego życia towarzyskiego, zamiast tego wykorzystać poranną zwyżkę energii i wykonać jedno czy dwa najistotniejsze czy najtrudniejsze zadania. Już samo to poprawi naszą wydajność w sposób zauważalny.
Rafał: Jesteś coachem, w czym coach może być użyteczny w pracy nad poprawą własnej efektywności?
Magda: Coaching pomaga właściwie na każdym etapie pracy nad sobą. Świetnie się sprawdzi na etapie rozpoznania tego, co jest dla nas ważne, a następnie sformułowania celu, który to wyraża. Coach ma umiejętności, dzięki którym potrafi skutecznie wesprzeć klienta w docieraniu do sedna, do tego co się liczy najbardziej, omijając zewnętrznie narzucone cele i uwarunkowania. Jest w stanie pomóc stworzyć taki plan zarządzania codziennością, który będzie zgodny z tym sednem, ale też odpowiedni dla klienta.
Dzięki swoim umiejętnościom, coach wyłapuje powtarzające się wzorce zachowań, których klient bywa nieświadomy. Zauważa blokujące przekonania, niespójności, racjonalizacje i inne mechanizmy psychologiczne, które uruchamia nasz mózg. Ale też zauważa sygnały świadczące o spójności wewnętrznej, zgodności z naszym sednem, dobrym dopasowaniu.
Gotowy na rozwój, otwarty i zmotywowany klient może dzięki temu przyjrzeć się sobie ze stron, z jakich się wcześniej nigdy nie oglądał, poznać lepiej sposób w jaki funkcjonuje. Łatwiej dzięki temu orientować się na bieżąco, na ile system zarządzania codziennością sprawdza się w praktyce i wprowadzać odpowiednie zmiany.
Nie zapominajmy też, że coach podsyca motywację i zaangażowanie, stawia wyzwania i zachęca klienta do podejmowania konkretnych działań. To może być przydatne dla osób, które z natury nie są szczególnie systematyczne i sumienne.
Każdy z nas, przy odpowiedniej motywacji i determinacji, jest w stanie opracować dla siebie dobry system zarządzania codziennością. Ale z pomocą coacha zrobi to szybciej i skuteczniej. Z punktu widzenia efektywności osobistej – to zdecydowanie efektywna opcja 🙂
Rafał: Dziękuję Ci za rozmowę.
Magda: Dziękuję.
Jeśli jesteś zainteresowana / zainteresowany poznaniem istoty zarządzania codziennością i poprawą swojego komfortu pracy i życia, zapraszam Cię na e-kurs przygotowany przez Magdę. Tutaj znajdziesz więcej informacji na jego temat – ZARZĄDZANIE CODZIENNOŚCIĄ.